Dla prawnika i kancelarii
Rejestr źródeł i wersji materiałów klientów
Kancelaria przyjmuje pliki od klientów, opisuje ich źródło, sprawdza wersję i przygotowuje zestaw do dalszego obiegu. W rejestrze zapisane są pochodzenie, wersja i historia czynności — odbiorca otrzymuje kontekst, a nie wyłącznie odcisk pliku.
Obsługa materiału
Od przyjęcia pliku do przygotowania zestawu
Przyjęcie materiałów od klienta
Klient albo zespół przekazuje pliki do właściwej teczki, a nie do przypadkowego folderu.
Czynności w systemie Akta
W rejestrze zapisane są pliki, źródło, wersja, raport i historia czynności.
Czynności poza systemem
Decyzja i formalne wniesienie pozostają po stronie kancelarii.
Praca kancelarii
Informacje wymagane przez kancelarię
Dla każdego materiału kancelaria otrzymuje informację o jego źródle, wersji, zakresie przeprowadzonej kontroli i możliwości dalszego przekazania.
Teczki klientów
Jedno miejsce na materiały wielu osób, bez mieszania spraw i przypadkowych folderów.
Opis źródła
Kto przekazał plik, skąd go ma, kiedy go uzyskano i jaki ma związek ze sprawą.
Sprawdzenie wersji
Porównanie pliku z wersją zapisaną w teczce albo zestawie do przekazania.
Zestaw do przekazania
Lista plików, raporty, historia czynności i instrukcja sprawdzenia dla odbiorcy.
Pochodzenie materiału
Pochodzenie i potwierdzenie materiału
Plik lub treść pozyskana ze strony internetowej zostaje zapisana w teczce wraz z informacją o źródle, zastosowanych zabezpieczeniach i potwierdzeniu pochodzenia.
Dodanie pliku z zewnętrznego źródła
Można dodać eksport rozmowy, wiadomość e-mail albo dokument. System zapisuje czytelną treść pliku i oddziela informacje wynikające z pliku od danych wymagających potwierdzenia.
Zapis treści strony internetowej
System zapisuje treść wskazanego adresu internetowego wraz z adresem, tytułem i datą zapisu.
Informacja o zastosowanych zabezpieczeniach
Karta materiału wymienia rzeczywiście zastosowane zabezpieczenia. Kwalifikowany znacznik czasu jest wskazywany wyłącznie po potwierdzeniu jego statusu.
Potwierdzenie pochodzenia materiału
Do materiału może zostać dołączony podpisany dokument opisujący źródło. Odbiorca może samodzielnie sprawdzić podpis i zgodność danych.
Konto organizacji
Kancelaria pracuje w założonym koncie organizacji
W koncie organizacji pracuje zespół kancelarii: użytkownicy z rolami, teczki klientów z osobną historią czynności i wspólny eksport paczek w jednym miejscu.
Kwalifikacja materiału
Wersje pliku
Materiały do przekazania
Zakres materiałów do przekazania
Karta materiału
Nazwa, źródło, opis, odcisk pliku, data dodania i wynik kontroli.
Raport śladów edycji
Czas wykonania, dane z pliku, program zapisujący, braki i sygnały ryzyka.
Historia czynności
Kto dodał, sprawdził, pobrał, zaprosił odbiorcę albo eksportował materiał.
Zestaw materiałów
Lista plików, materiały, raport, historia czynności i instrukcja sprawdzenia.
Źródło i wersja
Zakres kontroli przed wykorzystaniem
Pierwszy dodany plik nie staje się automatycznie wersją o potwierdzonej autentyczności. Trzeba opisać źródło, sprawdzić wersję i jasno oznaczyć ograniczenia.
Źródło
Kto przekazał plik i skąd go uzyskał.
Daty i dane z pliku
Co widać w pliku, a czego w nim brakuje.
Zgodność wersji
Czy odcisk pliku zgadza się z wersją w teczce.
Historia czynności
Kto dodał, pobrał, zaprosił odbiorcę albo eksportował materiał.
Status materiału